Aceptación de Contrato y Tratamiento de Datos

1. Condiciones de Uso

Inteliq es una plataforma de software como servicio (SaaS) operada por KOAM, destinada a la gestión empresarial, incluyendo módulos de inventario, productos, ventas, compras, facturación, facturación electrónica, punto de venta (POS), reportes y demás funcionalidades habilitadas según el plan contratado.

1.1 Responsabilidad del Suscriptor

Como suscriptor serás responsable de la información que ingreses en Inteliq y deberás obtener las autorizaciones necesarias cuando dicha información corresponda a datos personales de terceros. Asimismo, serás responsable de:

• La veracidad, exactitud y actualización de la información registrada.
• El cumplimiento de las obligaciones tributarias, laborales, comerciales y legales derivadas de tu actividad económica.
• La custodia y confidencialidad de las credenciales de acceso.
• Las actuaciones realizadas por tus usuarios autorizados dentro de la plataforma.

KOAM no será responsable por errores derivados de información incorrecta, incompleta o desactualizada suministrada por el suscriptor.

1.2 Suscripción y Acceso

El acceso al servicio se concede mediante suscripción de duración determinada, incluyendo planes de prueba, mensuales, anuales o cualquier otra modalidad comercial definida por KOAM. Las funcionalidades disponibles, número de usuarios, capacidad de almacenamiento, documentos electrónicos incluidos y demás características dependerán del plan contratado. KOAM podrá modificar, actualizar o reemplazar los planes comerciales en cualquier momento.

1.3 Período de Prueba

Los planes de prueba tendrán duración limitada y podrán incluir restricciones funcionales. Una vez finalizado el período de prueba, KOAM podrá suspender o eliminar el acceso hasta que se formalice una suscripción activa.

1.4 Disponibilidad del Servicio

KOAM realizará esfuerzos razonables para mantener la continuidad operativa de Inteliq. Sin embargo, no garantiza que el servicio se encuentre libre de interrupciones, errores o indisponibilidades ocasionadas por:

• Mantenimientos programados.
• Fallas de infraestructura tecnológica.
• Proveedores de internet.
• Servicios de hosting.
• Ataques informáticos.
• Eventos de fuerza mayor o caso fortuito.
• Fallas de terceros integrados al servicio.

Salvo acuerdo expreso por escrito, KOAM no garantiza niveles específicos de disponibilidad (SLA).

1.5 Actualizaciones y Modificaciones

KOAM podrá modificar, actualizar o complementar estas Condiciones de Uso y la Política de Tratamiento de Datos Personales. Los cambios serán informados mediante la plataforma, correo electrónico o cualquier medio de contacto registrado. El uso continuado del servicio constituirá aceptación de las modificaciones realizadas.

1.6 Uso Prohibido

El suscriptor se compromete a no:

• Utilizar la plataforma para actividades ilícitas.
• Intentar acceder sin autorización a sistemas o información de terceros.
• Introducir software malicioso o código dañino.
• Realizar ingeniería inversa, descompilación o copia del software.
• Revender, sublicenciar o explotar comercialmente la plataforma sin autorización expresa de KOAM.
• Compartir credenciales de acceso con personas no autorizadas.

1.7 Suspensión y Terminación

KOAM podrá suspender o terminar el acceso al servicio cuando:

• Existan obligaciones económicas vencidas.
• Se detecte uso indebido de la plataforma.
• Se incumplan estas condiciones.
• Exista requerimiento de autoridad competente.
• Se identifiquen riesgos para la seguridad del servicio.

El suscriptor podrá solicitar la terminación de la suscripción conforme a las condiciones comerciales vigentes.

1.8 Conservación de Información

Una vez terminada la suscripción, KOAM podrá conservar la información almacenada durante un período de hasta treinta (30) días calendario para facilitar procesos de exportación o recuperación. Vencido dicho plazo, KOAM podrá eliminar la información de forma segura e irreversible, salvo que exista obligación legal de conservación.

1.9 Facturación Electrónica y Servicios de Terceros

Las funcionalidades de facturación electrónica ofrecidas dentro de Inteliq pueden depender de servicios prestados por terceros, incluyendo proveedores tecnológicos, operadores especializados, plataformas de validación, servicios de infraestructura y mecanismos de integración con entidades gubernamentales. KOAM actúa exclusivamente como proveedor de software e integrador tecnológico y no como proveedor tecnológico autorizado ante la DIAN.

La aceptación, validación, rechazo, disponibilidad o tiempos de respuesta de los documentos electrónicos dependen de terceros y de las plataformas gubernamentales correspondientes. Las interrupciones, demoras, rechazos, cambios regulatorios o fallas atribuibles a dichos terceros o a la DIAN no constituirán incumplimiento por parte de KOAM.

1.10 Limitación de Responsabilidad

KOAM prestará el servicio bajo estándares razonables de calidad y seguridad. En ningún caso KOAM será responsable por:

• Lucro cesante.
• Pérdida de negocios.
• Pérdida de ingresos.
• Pérdida de información causada por factores externos.
• Sanciones tributarias o comerciales del suscriptor.
• Daños indirectos, especiales, incidentales o consecuenciales.

La responsabilidad total acumulada de KOAM derivada de la prestación del servicio no excederá el valor efectivamente pagado por el suscriptor durante los seis (6) meses anteriores al hecho que origine la reclamación.

1.11 Propiedad Intelectual

Todos los derechos de propiedad intelectual relacionados con Inteliq pertenecen exclusivamente a KOAM. Esto incluye, entre otros:

• Código fuente.
• Bases de datos propias.
• Interfaces gráficas.
• Diseños.
• Documentación.
• Marcas.
• Procesos.
• Modelos de negocio.
• Desarrollos tecnológicos.

La contratación del servicio no implica transferencia de derechos de propiedad intelectual al suscriptor.

1.12 Soporte Técnico

KOAM prestará soporte técnico mediante los canales habilitados para tal fin. Los tiempos de atención y niveles de servicio dependerán del plan contratado y de la complejidad de cada caso.

1.13 Representación y Buena Fe

KOAM entenderá de buena fe que la aceptación de estas condiciones y las autorizaciones otorgadas han sido realizadas por una persona con facultades suficientes para actuar en nombre del suscriptor.

2. Confidencialidad

Con ocasión del servicio, las partes pueden intercambiar o acceder a información de carácter confidencial o reservado.

2.1 Información Confidencial del Cliente

Se considera información confidencial toda aquella relacionada con:

• Clientes.
• Proveedores.
• Inventarios.
• Información financiera.
• Información contable.
• Información tributaria.
• Información comercial.
• Información de empleados.

KOAM utilizará dicha información únicamente para la prestación del servicio, salvo autorización expresa del cliente o requerimiento legal.

2.2 Información Confidencial de KOAM

Se considera información confidencial de KOAM:

• Arquitectura tecnológica.
• Código fuente.
• Procesos internos.
• Tarifas no públicas.
• Documentación técnica.
• Know-how empresarial.

El suscriptor se compromete a no divulgarla ni utilizarla fuera del alcance autorizado.

2.3 Medidas de Protección

Cada parte implementará medidas razonables para proteger la información confidencial y restringirá su acceso exclusivamente al personal autorizado. Las obligaciones de confidencialidad permanecerán vigentes durante la relación contractual y durante cinco (5) años posteriores a su terminación.

3. Tratamiento de Datos Personales

En cumplimiento de la Ley 1581 de 2012, el Decreto 1377 de 2013 y demás normas aplicables en Colombia sobre protección de datos personales.

3.1 Roles de Tratamiento

Respecto de los datos personales almacenados por los clientes dentro de Inteliq:

• El cliente actuará como Responsable del Tratamiento.
• KOAM actuará como Encargado del Tratamiento.

KOAM tratará los datos únicamente para ejecutar las actividades necesarias para la prestación del servicio y conforme a las instrucciones del cliente y la normativa aplicable.

3.2 Autorización

En cumplimiento de la Ley 1581 de 2012, el Decreto 1377 de 2013 y demás normas aplicables, autorizas a KOAM para tratar tus datos personales conforme a las finalidades descritas en este documento.

3.3 Finalidades

KOAM podrá tratar los datos personales para:

• Gestionar usuarios y autenticación.
• Prestar soporte técnico.
• Procesar operaciones realizadas en la plataforma.
• Gestionar la relación contractual y comercial.
• Emitir facturas y documentos relacionados.
• Gestionar solicitudes, consultas y reclamaciones.
• Realizar auditorías y controles de seguridad.
• Ejecutar respaldos y recuperación de información.
• Cumplir obligaciones legales y regulatorias.

3.4 Análisis y Mejora del Servicio

KOAM podrá utilizar información anonimizada o agregada para:

• Estadísticas.
• Investigación.
• Desarrollo de productos.
• Mejoramiento de funcionalidades.
• Análisis de desempeño del servicio.

3.5 Inteligencia Artificial

Cuando determinadas funcionalidades utilicen herramientas de inteligencia artificial, estas serán empleadas exclusivamente para apoyar la automatización, análisis, mejora y prestación de los servicios ofrecidos por Inteliq, respetando la normativa vigente en materia de protección de datos personales.

3.6 Transferencia y Transmisión de Datos

KOAM podrá transmitir o transferir información a proveedores de infraestructura tecnológica, alojamiento, respaldo, monitoreo o servicios relacionados con la operación de la plataforma, incluyendo proveedores ubicados fuera de Colombia, garantizando obligaciones contractuales razonables de confidencialidad y seguridad.

3.7 Prevención de Riesgos

KOAM podrá realizar actividades relacionadas con prevención del fraude, lavado de activos, financiación del terrorismo y demás obligaciones legales aplicables.

3.8 Derechos de los Titulares

Los titulares de los datos podrán ejercer sus derechos de:

• Conocer.
• Actualizar.
• Rectificar.
• Suprimir.
• Solicitar prueba de la autorización.
• Revocar la autorización cuando legalmente proceda.

Las solicitudes podrán presentarse a través de los canales de contacto definidos por KOAM.

3.9 Contacto

Las consultas, peticiones, quejas o reclamos relacionados con protección de datos personales podrán dirigirse a:

4. Ley Aplicable y Jurisdicción

Estas Condiciones de Uso se regirán por las leyes de la República de Colombia.

Jurisdicción

Toda controversia relacionada con la prestación del servicio será sometida a la jurisdicción de los jueces y tribunales competentes de Popayán, Cauca, Colombia, salvo disposición legal en contrario.